مرحبا أصديقائي اليوم سنتحدث عن أحد جوانب الإدارة المهمة التي ذكرناها في المقال السابق ( مفهوم الإدارة ومجالاتها ) و بطبع لا تنسو متابعتنا على قناتنا على تلجرام ليصلكم كل جديدنا، و حتى لا أطيل عليكم فالنبدء .
مفهوم التنظيم :
يمكننا تعريف مفهوم التنظيم على النحو التالي :
1 - التنظيم هو توزيع المسؤوليات و التنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق الأهداف المحددة .
2 - ترتيب الأعمال و الأنشطةوفي وحدات إدارية يسهل الإشراف عليها مع تحديد العلاقات الرسمية بين أولئك يعينون أو يخصصون للقيام بتلك الأعمال .
3 - وضع نظام للعلاقات منسق إداريا و تحديد للوظائف و تكوين للوحدات الإدارية .
و بنظر إلى هذه التعاريف يمكن القول بضرورة وجود عناصر أساسية في مفهوم التنظيم :
- تحديد الأهداف و النشاطات المطلوب تحقيقها بالجهد الجماعي المشترك : لكل منظمة أهداف تسعى لتحقيقها هذه الأهداف تشمل الأعمال و الأنشطة الرئيسية التي يجب أن تقوم بعا المنظمة، و كذلك الأعمال و النشاطات ثانوية أو إضافية .
- تحديد مواصفات و مؤهلات و خبرات الأفراد : الذين سيقومون بأداء تلك الأعمال و الواجبات التي تفرضها، و كذلك تحديد عدد هؤلاء العاملين في كل قسم من أقسام المنظمة أو وحدة من وحداتها .
- تصنيف و تقسيم العمل : و يعني تجميع هذه الأعمال و الوظائف و المهام المرتبطة بها في وحدات إدارية، و يحكم هذا التقسيم اعتبارات المنطق السليم الذي يقتضي تنسيق الأعمال، بحيث تكون الأعمال المتقاربة و متشابهة من اختصاص وحدة أو منظمة فرعية مستقلة .
- وضع تحديد نظم الاتصالات بين أقسام و فروع المنظمة : و هذا يتضمن بيان قنوات الاتصال بين الرئيس الإداري الأعلى أو طبقة الإدارية العليا و بين المستويات الأدنى .
- بيان العناصر السابقة في خريطة تنظيمية : ترسم تلك العناصر في أشكال هندسية واضحة، و تحدد العلاقات التشابكة أفقيا أو عموديا .
أهداف التنظيم :
يسعى التنظيم إلى تحقيق أهداف منها :
- وضع الإطار لتنفيذ الخطط و البرامج الموضوعة لتحقيق أهداف المنظمة .
- وضع قواعد و الإجراءات الازمة لتحويل المصادر المتوفرة إلى الإنتاج المحدد و تحقيق النتائج المتوقعة .
- إيجاد التوازن بين الأهداف و المصادر و النتائج و استخدام الأسلوب الأمثل لتحويل مصادر الإنتاج المتواقعة مع الأخذ بالاعتبار العوامل الخارجية المؤثرة على ذلك .
- تجميع المصادر الازمة لتحقيق الأهداف، و تشمل المصادر البشرية و المادية و المالية .
و لكي يضمن التنظيم الإداري نجاح المنظمة في تحقيقها لأهدافها يجب أن تتوفر فيه المواصفات التالية :
- التغطية الشملة أي عدم إهمال مهمة دون مسؤول و عدم السماح بأن يكون أكثر من شخص مسؤولا مباشر عن المهمة الواحدة .
- الوضوح بحيث يعرف كل شخص واجباته بالتحديد و الصلاحيات المخولة له للقيام بمسؤولياته بالإضافة إلى علاقاته الأشخاص الآخرين .
- التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص للقيام بعمله و المسؤوليات الملقات على كاهله .
أنواع التنظيم :
ينقسم التنظيم إلى نوعين هما :
أ - النتظيم الرسمي :
و هو البناء الرسمي الذي يحدد فيه العلاقات و المستويات الإدارية للأعمال التي يقوم بها الفرد و توزيع المسؤوليات و الواجبات بطريقة تسمح بأداء المهام و الوظائف لكل وحدة إدارية أو شخص في المنظمة، هذا التنظيم الرسمي يسهل إدراكه لأنه يمثل خريطة التنظيم التي تكشف عن علاقات متبادلة بين مختلف الوظائف و الأدوار .
ب - التنظيم غير الرسمي :
يتبين لنا من خلال العرض السابق لمفهوم التنظيم الرسمي بأنه ماهو إلا إنعكاس لخريطة التنظيم أو الهيكل التنظيمي الذي يركز على الأعمال و المهام الواجب إنجازها من قبل المنشأة حيث تحدد مسؤوليات و واجبات العاملين بطريقة يتوقع أن تتيح لهم أداء ماهو مطلوب منهم بيسر و سهولة، و بالمقابل نجد أن التنظيم غير الرسمي يهتم بدافع و الاحتياجات التي لا يمكن الافصاح عنها بطريقة رسمية، و من ثم فإن التنظيم عير الرسمي قد لا يتفق بضرورة مع الهيكل التنظيمي الرسمي .
و تبعا لذلك يمكن تعريف التنظيم غير الرسمي بأنه :
مجموعة من العلاقات التي تنشأ و تستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل و اشتراكهم في أهداف و مشكلات متشابهة، هذا النوع من التنظيم يظهر نتيجة العلاقات التلقائية أو لاختيارية بين الأفراد داخل المنظمة، حيث يقوم بدور رئيسي في تحديد اتجاهات و سلوك العاملين أو الموظفين كما أن له أثره البالغ في تحديد مستويات الإنتاج التي قد تختلف عن مستويات التي يتطلبها التنظيم الرسمي .
مبادئ التنظيم :
يقصد بمبادئ التنظيم الإداري مجموعة التوجيهات التي يفضل الإسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمنظمة و مهام كل وحدة إدارية في هذا الهيكل، هذه المبادئ قد لا تعدو في حقيقتها أن تكون مجرد توجيهات أو إرشادات و لكن الأخذ بها في عملية التنظيم يؤدي إلى حسن أداء العمل الإداري بكفاءة عالية و بأقل تكاليف ممكنة، و هي على النحو التالي :
- مبدء الهدف : لما كان المقصود من التنظيم هو ترتيب الأنشطة الضرورية في المنظمة من أجل تحقيق غاية معينة، لذلك كان لابد من وجود هدف واضح و محدد في أي عملية تنظيم إداري .
- مبدء الوظيفه : تعد الوظيفة الوحدة الأساسية في أي تنظيم الإداري، و هي عبارة عن منصب أو عمل معين يتضمن واجبات و مسؤوليات محددة، على هذ الأساس فإن التنظيم يراعي خصائص الوظيفة و متطلباتها إلى جانب الصلاحيات و المسؤوليات المرتبطة بها بغض النظر عن الشخص الذي يشغل هذه الوظيفة .
- مبدء تخصص و تقسيم العمل : أساس أي عمل هو تقسيم العمل، فالعمل الذي قد يكون هدف المنظمة أو مهمة مكلف بها عدد من العاملين يجب أن يقسم إلى أجزاء يمكن توزيعها على هؤلاء العاملين، و إذا كان بإمكان الفرد الواحد القيام ببعض الأعمال بمفرده فإن تقسيم العمل بين عدد من الأفراد يؤدي إلى إنجار العمل بسرعة أكبر و أداء أفضل .
- مبدء وحدة الأوامر : يطلق على هذا المبدء عدة تسميات مثل وحدة الرئاسة و وحدة القيادة و وحدة إصدار الأوامر، ويعني أنه ينبغي أن يكون للموظف أو العامل قائد أو رئيس واحد يتلقى منه الأوامر و العليمات و التوجيهات .
- مبدء نطاق الإشراف : نطاق الإشراف كما يطلق عليه البعض مسمى نطاق الإداري أو نطاق الرقابة، و يقصد بذلك مدى الذي يستطيع فيه القائد أو الرئيس أن يمارس الإشراف الفعال على مرؤوسيه و يحدد نطاق الإشراف بعدد المرؤوسين الذين يتبعون الرئيس الواحد .
- مبدء تكافؤ المسؤولية و السلطة : إن تحمل الموظف مسؤولية القيام بواجباته الوظيفته، لا بد أن يقابله ما يعينه على تحمل هذه المسؤولية و ذلك بإعطائه الحق في تقرير أولويات عمله و كيفية التي سينجز بها هذا العمل دون أن تتعارض مع أنظمة و تعليمات المنظمة .
- مبدء المركزية و اللامركزية : المركزية و اللامركزية هي من المفاهيم الشائعة الاستخدام في الإدارة، و يمكن تعريف المركزية بأنها ميل الإدارة إلى تركيز الحجم الأكبر و الأهم من سلطة اتخاذ القرارات في المنظمة للعمل في مراكز القيادية العليا، بالمقابل تعرف اللامركزية بأنها نقل سلطة القرار و ممارسته من المستوى الإداري الأعلى إلى متويات الإدارية الدنيا .
- مبدء التفويض : و يسمى أيضا مبدء تفويض الصلاحيات أو مبدء تفويض السلطة، و يعرف التفويض بقيام الرئيس أو المدير بمنح صلاحية أو صلاحياته لأحد مرؤوسيه لاتخاذ قرار أو قرارات في مجالات محدد، و ذلك تحقيقا لمدء التكافؤ بين المسؤولية و سلطة .
- مبدء التنسيق : يهدف التنظيم إلى تنسيق جهود الأفراد و الجماعات التي تتألف منها المنظمة لتحقيق الأهداف المرسومة لها، لذا ينظر إلى مبدء تنسيق بعتباره من العناصر الأساسية لتكامل العمل و تلافي التناقض و الإزدواج في الأداء الذي يؤدي إلى فشل المنظمة و يضر بمصالحها، و تبعا لذلك يممن تعريف التنسيق بأنه العمل على توفيق و تناسق و انسجام المجهودات المختلفه في المنظمة باتجاه تحقيق الأهداف المرسومة .
- مبدء التوازن و المرونة : لاحظنا فيما سبق من خلال عرضنا لمبادئ التنظيم أننا في حاجة لمواءمة و التوازن بين عدد من المتغيرات فنحن في حاجة إلى المؤاءمة و التكافؤ بين المسؤولية و السلطة و بين وحدة القيادة و نطاق الإشراف و بين المركزية و اللامركزية، و إلى جانب مطلب التوازن فإن مطلب المرونة يظل من المطالب الأساسية لنجاح أي تنظيم إداري .
خصائص التنظيم الفعال :
عندما نتحدث عن التنظيم فيجب أن نتذكر أن عملية التنظيم ليست عملية ساكنة أو ثابتة بل هي عملية حيوية و متغيرة تتجاوب مع الظروف و المتغيرات التي. تلامس بيئة المنظمة الداخلية و الخارجية، لذا يجب على القائمين على عملية التنظيم تبني منهج التنظيم و استباق الأحداث و ذلك بالعمل على مراجعة أهداف المنظمة و بالتالي بناءها التنظيمي و إجراءاتها بما يكفل لها البقاء و الاستمرار في العمل بكفاءة و فعالية .
و إجمالا يمكن القول بأن عدد من المؤشرات ذات صلة بالخصائص التنظيم الجيد و هذه المؤشرات على النحو التالي :
- استيعاب مضامين نظريات و مفاهيم الإدارة القديمة منها و الحديثة و خاصة ما يتصل منها بمبادئ التنظيم الإداري و العلاقات الإنسانية و الاهتمام ببيئة العمل الداخلية و الخارجية .
- التأكد على أهمية قياس الأداء على ضوء الأهداف المحددة لكل منظمة أو إدارة .
- تنمية و تفعيل منهج الرقابة التلقائية .
- التنسيق بين كافة أعمال الوحدات الإدارية .
- تخصيص تكاليف .
- تبني التغير كأحد مناهج تطوير و بقاء المنظمة .
و خلاصة القول فإن التنظيم الجيد هو ذلك التنظيم الذي يساعد المنظمة على تخقيق أهدافها بأقل التكاليف آخذا في الاعتبار ضرورة وجود بيئة عمل تضمن توفير علاقات إنسانية جيدة متبادلة بين العاملين تساعد على تشجيعهم و تحفيزهم على بذل أقص ما لديهم من قدرات و طاقات من أجل مساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها .
بعض المصادر :
 و بطبع لا تنسو متابعتن…){kind=link}
أعبر التنظيم الإداري عنصر حيوي في الإدارة ❤️
ردحذفرائع يالروعة
ردحذف